Кейс ПАО «Северсталь» | «Авандок» создано в «КОРУС Консалтинг»

Перевод 9 000 сотрудников
СЭД за 5 месяцев — от сбора требований до запуска в продуктив

Главная / О компании / Клиенты / Cеверсталь / Перевод 9 000 сотрудников
СЭД на платформу «Авандок» за 5 месяцев — от сбора требований до запуска в продуктив

Авандок

Технологическая платформа

ECM-Консалтинг

Партнер проекта

О реализованном проекте

Переход к управляемой бизнесом цифровой среде на базе отечественной no-/low-code платформы с миграцией 650 тысяч документов из старой СЭД без единой ошибки. Создан внутренний центр компетенций, позволяющий оперативно изменять бизнес-процессы без привлечения разработчиков.

Партнер проекта

ЕСМ-Консалтинг — одна из ведущих российских консалтинговых компаний, специализирующихся на оказании услуг в области управления информацией с 2009 года.

Компания обладает глобальной экспертизой в области ECM технологий, постановки и автоматизации процессов документооборота. В «ЕСМ-Консалтинг» работают высококвалифицированные специалисты, имеющие многолетний опыт создания, внедрения и технической поддержки крупных информационных систем.

О партнере

Ситуация клиента

Старая СЭД перестала отвечать запросам рынка и потребностям бизнеса: низкая скорость изменений, невозможность оперативной адаптации процессов, недостаточная гибкость в интеграционных подходах.

Какие цели стояли перед командой проекта:

Меньше времени на регистрацию документов

/1.

Удобство пользователей: карточки, статусы

/2.

Интеграции с корпоративной мастер-системой НСИ, SAP HR, корпоративной почтовой системой и системой рассылок/уведомлений

/3.

Миграция 650 000 документов в «новую» СЭД

/4.

Быстрое формирование документов по шаблонам с штрихкодированием

/5.

Масштабируемость и поддержка no-/low-code для ускорения изменений

/6.

Результаты проекта

В рамках проекта автоматизированы процессы регистрации и обработки: входящих, исходящих документов; распоряжений, приказов, протоколов, а также служебных записок и поручений.

Специалисты реализовали автоформирование документов по шаблонам с проставлением регистрационных данных, штрихкодированием и электронной подписью. Также проработали сценарии минимизации действий пользователя, что позволило сократить время регистрации документа до 40 секунд. С помощью встроенного инструмента платформы «Авандок» для миграции данных выполнен перенос 650 тыс. документов в «новую» систему электронного документооборота без потерь и ошибок, с сохранением истории и юридической значимости документов.

Удобство пользователей новой СЭД:

карточки документов и задач: информация структурирована в удобных карточках с быстрым доступом к ключевым полям и вложенным файлам;

предпросмотр содержимого файлов без необходимости их скачивания или открытия в сторонних приложениях;

наглядное отображение статусов документа, задачи и понятной логикой переходов между этапами;

возможность быстрого создания документов с использованием предзаполненных личных шаблонов;

отображение информации о недоступности сотрудника при назначении его исполнителем задачи;

механизм согласования (lazy approval), позволяющий утверждать задачи прямо из почты без авторизации в приложении;

расширенные настройки списков рассылки для оперативного ознакомления сотрудников ПАО с приказами.

Что говорят о проекте

Главная задача «ЕСМ-Консалтинг» в этом проекте была — дать бизнесу инструмент, который можно развивать самостоятельно и быстро. Благодаря возможностям платформы «Авандок.Платформы» и активному участию сотрудников заказчика в настройке процессов, мы смогли внедрить решение за короткий срок и интегрировать решение с ключевыми корпоративными системами. Особенно ценно, что теперь запуск новых сценариев заказчик выполняет своими силами, без привлечения команды внедрения.

Алексей Артемьев

Генеральный директор
ООО «ЕСМ-Консалтинг»

Дмитрий Сергеев

Руководитель направления ЭДО
Кластер Корпоративные процессы АО «Северсталь-инфоком»

Каждый новый процесс или изменения в старой системе превращались в долгий цикл согласования с разработчиком. Переход на «Авандок.Платформу» и no-code подход дал нам главное — скорость в развитии ЭДО в компании. Миграция 650 тысяч документов из устаревшей СЭД произведена без единой ошибки, а время регистрации входящего документа мы сократили до 40 секунд. Для нас это не просто замена СЭД, а переход к управляемой бизнесом цифровой среде.

Павел Перов

Директор по продукту «Авандок» ГК «КОРУС Консалтинг»

Этот кейс хорошо иллюстрирует, ради чего компаниям сегодня нужна no-/low-code платформа. Всего за 5 месяцев партнёр реализовал проект внедрения СЭД на платформе «Авандок», а дальше инициативу по развитию системы взяла на себя команда заказчика: внутри «Северстали» появился собственный центр экспертизы, который может быстро менять процессы без привлечения разработчиков. Такая модель оставляет пространство для дальнейшего участия партнёра в развитии архитектуры и интеграций, а бизнес получает реальную управляемость и скорость изменений.